Eine der größten Herausforderungen eines Unternehmens ist, sich innerhalb gesetzlicher Vorschriften zu bewegen und den Schutz von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Auf solche Daten dürfen bloß Personen zugreifen, die auch eine Berechtigung dafür haben. Aus diesem Grund ist es notwendig, regelmäßig zu prüfen, ob geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, um diesen Schutz zu gewährleisten. Oftmals wird dies sehr umständlich mittels Fragebögen auf Papier erledigt. Derartige Fragebögen verschwinden dann meist in irgendeiner Schublade und ein Jahr später wird bei der nächsten Überprüfung des Fragebogens festgestellt, dass die Probleme, die es ein Jahr zuvor bereits gab, immer noch existieren. Mittels Software bieten wir nicht nur eine einfachere Variante an, die Schwachstellen zu finden, sondern erfassen direkt die Aufgaben und protokollieren die entsprechenden Aufgaben, damit nichts vergessen geht. Darüber hinaus müssen sogenannte Verfahrensverzeichnisse geführt werden, diese Möglichkeit decken wir ebenfalls mit der Software ab. Die Einzelheiten stellen wir hier vor.
1. Die Vorgehensweise
Auf die gesetzlichen Pflichten zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten wollen wir hier nicht eingehen. Die Software soll eine Erleichterung des Datenschutzbeauftragten darstellen. Die Analyse des Ist-Zustandes mittels eines Fragebogens gehört zu den Aufgaben eines jeden Datenschutzbeauftragten und sollte jährlich wiederholt werden. Das Ausfüllen des Fragebogens kann einerseits von allen Mitarbeitern mit der Software durchgeführt werden und andererseits kann das Unternehmen eine einzelne Person beauftragen den Fragebogen ausfüllen. Die Erfahrung zeigt, dass durch eine Vielzahl von Personen, die den Fragebogen ausfüllen, deutlich einfacher und besser Schwachstellen gefunden werden können. Teilweise war den Datenschutzbeauftragten und auch der Geschäftsführung erst dadurch bewusstgeworden, wie Prozesse tatsächlich umgesetzt wurden und welche Zugriffe Mitarbeiter haben. Mit einer derartig großen Auswertung, die sich gerade Anfangs einmal anbietet, sind unweigerlich zusätzliche Aufwände verbunden, allerdings muss diesem Aufwand der Aufwand gegenübergestellt werden, wenn es zu einer Datenpanne kommt. Neben dem öffentlichen Imageschaden entstehen umgehend erhebliche Kosten für das Unternehmen. Eine derartige vollständige Überprüfung bietet sich allerdings nicht an jedes Jahr durchzuführen. Gerne besprechen wir mit Ihnen.in welchen Zyklen es in Ihrem Unternehmen empfehlenswert ist. Alternativ bieten wir auch an, dass wir dies im persönlichen Gespräch mit den Mitarbeitern erledigen. Es folgt eine Erstellung der Analyse des IST-Zustandes mit Anforderungskatalog. Hier gibt es zum einen die Möglichkeit, dass wir die Auswertung vornehmen, als auch, die Möglichkeit, dass ihr Datenschutzbeauftragter, diese Analyse vornimmt. Alle umzusetzenden Anforderungen müssen mit der Geschäftsführung besprochen werden. Die Verfahrensverzeichnisse werden zusätzlich erstellt und die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes implementiert.
Die Vorteile von Software gestützten Fragebögen liegen klar auf der Hand. Sie sind wesentlich günstiger und sollten Anfragen nach Bundesdatenschutzgesetz kommen, können diese einfacher bearbeitet werden und die Analyse des IST-Zustandes und damit verbundenen Aufgaben verläuft viel schneller.
Ein besonderer Vorteil für Sie ist, dass die Software webbasiert angeboten wird, damit entstehen bei Ihnen kein Installationsaufwand und auch kein Administrationsaufwand. Selbstverständlich ist die Übertragung der Daten verschlüsselt.
Der Mitarbeiterfragebogen
Der Mitarbeiterfragebogen wird ausgefüllt, indem sich der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen und Kennwort einloggt. Der Fragebogen wird individuell nach Personengruppe zusammengestellt.
Fragebogen für das Unternehmen
Der Fragebogen für das Unternehmen kann in zwei Bereiche aufgeteilt werden. Zum einen Bereich zählen Ja/Nein Fragen. Zum anderen zählen Fragen, die mit einem Freitextfeld beantwortet werden.
Erstellung Verfahrensverzeichnisse
Zu den einzelnen personenbezogenen Daten, die erhoben werden, müssen entsprechend den Vorgaben aus dem Bundesdatenschutzgesetz Verfahrensverzeichnisse erstellt werden. Diese Verfahrensverzeichnisse lassen sich einfach mit der Software verwalten, damit ist es auch komfortabler, mittels der Software schnell zu reagieren, wenn die Verfahrensverzeichnisse angefordert werden. Auch ist es möglich, jeweils zwei Versionen zu verwalten, damit es neben dem Verfahrensverzeichnis für die Aufsichtsbehörde auch eine Version für das sogenannte Jedermannsverzeichnis gibt. Sobald die EU-Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 anzuwenden ist, fällt auf der einen Seite das Jedermannsverzeichnis weg, allerdings wird es noch strengere und stärkere Vorschriften zum Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde geben. Diese ähneln stark den heute bekannten Verfahrensverzeichnissen und wir bieten Ihnen daher hiermit die Möglichkeit, diese neuen Nachweise komfortabel zu erstellen.
Erstellung Tätigkeitsbericht
Der Datenschutzbeauftragte sollte einen Tätigkeitsbericht erstellen, da die Aufgaben und Anforderungen in der Software verwaltet werden, lässt sich der Tätigkeitsbericht ebenfalls mit Hilfe der Software erstellen.
Meldungen
Vor der Einführung neuer Software oder neuer Prozesse, bei denen personenbezogene Daten berührt werden, muss der Datenschutzbeauftragte über eine Meldung informiert werden. Der Datenschutzbeauftragte hat daraufhin zu beurteilen, ob dies mit dem Bundesdatenschutzgesetz vereinbar ist. Diese Meldungen können mittels der Software erstellt und verwaltet werden.